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機關辦公一再提速的要求，使傳統印刷在一定意義上顯得過于緩慢，不能滿足機關快捷的要求。自從有了數碼印刷機，現在機關無紙化辦公系統越來越完善，有些機關單位在很大的程度上實現了機關網絡辦公，許多公文的印刷份數越來越少，通常只有十幾份，幾十份，僅起到存檔、備案的作用，與此同時，許多部門、科室小范圍內的學習材料、匯編的印制卻呈上升趨勢，出于保密的需要，這又使機關印刷廠增添了許多活源，但它們也有一個特點：版數多，份數少。數碼印刷機就是在這種情況下進入了機關印刷廠，經過幾年的發展，終在機關印刷廠已經成為常備設備。

使用數碼印刷機主要的就是可以提高生產效率，解放勞動力。

　　數碼印刷機一張起印、立等可取的好處人人皆知，更重要的是它在很大程度上體現了科技以人為本的理念，提高了機械化程度，減輕了人工體力付出。原來印一件200份、200頁的材料，至少要有十幾個人參與印前排版、制版、印刷、裝訂，現在只要兩三個人就能輕松完成。在擁有這些數碼印刷設備之前，有些單位每年的“人代會”、“政協會”都需要集體加班，幾天不能回家。而現在有了數碼印刷機就可以輕松應對，除留幾個人加班外，其他人都能實現和平時一樣的正常上下班。印刷的印件數量，基本上數碼印刷與傳統印刷平分秋色。

數碼印刷機強大的復印功能使人們非常滿意，在復印方面人性化的設計大大出乎意料，感覺上似乎只有想不到的效果，沒有它做不到的。而偏重于打印的機型在此方面的功能相對較弱，只能用各有千秋來形容。對于機關印刷廠經常會遇到的套頭套章問題也能輕松搞定。只要買一臺雙色復印機，將文件頭、章對準位置，把數碼印刷機印出的印件放在紙盒里，一按鍵，就可以了。沒有必要再到膠印機上套，也就不會出現數碼印刷機印出的印品到膠印機上起皺褶的問題了。

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